Rozmowy biznesowe w obcym kręgu kulturowym

Według obiegowej opinii, Polacy nie potrafią prowadzić small talku. Szczerość, bezkompromisowość i bezpośredność – to cechy naszej komunikacji. Na emigracji może nam to utrudniać nie tylko życie codzienne, ale też prowadzenie biznesu.

A na samozatrudnienie i samodzielne zdobywanie klientów decyduje się przecież wielu naszych rodaków na Wyspach. Jak powinni podchodzić do prowadzenia rozmów biznesowych na Wyspach?

Szacunek to podstawa

Podstawę zachowań zawsze powinien stanowić szacunek dla partnera biznesowego, bez względu na jego przekonania społeczne czy religijne – przekonują eksperci. Otwarta i przyjazna komunikacja jest ceniona w każdym miejscu na świecie – choć „otwartej” nie należy mylić z „wylewną”, zwłaszcza wśród powściągliwych Brytyjczyków.

Niestety, nie wystarczy być uprzejmym i uśmiechniętym, by zachować się właściwie w każdej sytuacji a rozmówcy, choć gotowi wybaczyć nam drobne błędy, raczej nie przejdą obojętnie nad wpadkami istotnymi z ich punktu widzenia.

Kontrakt kontra relacje

Przykładowo, Polacy są najczęściej skoncentrowani na transakcjach, a nie na budowaniu relacji z partnerem. Osoba godna zaufania to ta, która dotrzymuje danego słowa lub ustalonego porozumienia, stąd też tak ważna rola pisemnej umowy.

Ale nie we wszystkich kulturach ma ona tak ogromne znaczenie. W niektórych krajach, na przykład w Chinach, osoba godna zaufania to taka, która jest elastyczna i skłonna do zmiany uzgodnień nawet w trakcie obowiązywania umowy, jeśli zmienią się okoliczności.

W Wielkiej Brytanii, podobnie jak w Polsce, większą uwagę przywiązuje się do raz spisanych zasad. Można wręcz powiedzieć, że umowy są tu święte. Jednak prowadząc negocjacje, przed przejściem do meritum sprawy, trzeba dopełnić kilku uprzejmości, takich jak grzecznościowe pytania o pogodę i samopoczucie.

Istotne jest, by nie odpowiadać na te pytania rozwlekle i skupiając się na negatywach – zostaniemy wtedy odebrani jako osoby ponure, w dodatku wprowadzające rozmówcę w zakłopotanie szczegółami ze swojego życia.

Wbrew obiegowej opinii, nie zaszkodzi jednak wpleść w rozmowę odrobiny humoru, czy przyznać się, że nie przepadamy za deszczem – pod warunkiem jednak, że uczynimy to zwięźle i szybko dodamy coś pozytywnego do wypowiedzi, na przykład: „Ale w zeszłym tygodniu świeciło słońce” lub „Ale nie tracę nadziei na przejaśnienia w weekend”.

Warto dodać, że w honorowej Wielkiej Brytanii brak elastyczności w renegocjowaniu umowy lub kurczowe przypominanie o kontrakcie, mogą zostać uznane za oznaki obraźliwego braku zaufania i podejrzliwości. W końcu na Wyspach już przynajmniej od dwóch stuleci obowiązuje etos dżentelmeńskiej umowy. W praktyce oznacza to też, że część umów w Wielkiej Brytanii może być zawierania ustnie.

Szczególnie pracując na samozatrudnieniu, pamiętajmy, że umowy zawierane telefonicznie, sms-owo, czy mailowo są prawnie obowiązujacymi kontraktami w UK, jeśli tylko został określony zakres naszych usług i ich cena. Miejmy się więc na baczności, co komu obiecujemy, by nie okazało się, że zostajemy pociągnięci do prawnej odpowiedzialności za zobowiązanie, którego nawet nie pamiętamy. Więcej o umowach ustnych na stronie londonlawpractice.com.

Ryzykowne spojrzenia i gesty

Różnić od przedstawicieli innych kultur może nas również podejście do wyrażania myśli i uczuć. W kulturach, w których ekspresyjne zachowania nie są mile widziane, w tym w Wielkiej Brytanii, preferowany jest spokojny tryb negocjacji i obowiązuje zasada, że w jednym momencie mówić może tylko jedna osoba. Intensywna gestykulacja i wyrazista mimika twarzy ze strony polskiego negocjatora to zachowania, które mogą być potraktowane jako brak kultury czy forma presji.

Jak wyjaśnia Jerzy Żylak, trener Effect Group: „Szczególnie należy zwracać uwagę na gesty, które w naszej kulturze mogą mieć wymowę pozytywną, jak np. podniesiony do góry kciuk rozumiany jako okey. W Tajlandii taki znak zostanie odebrany jako gest obsceniczny”.

Gest, którego należy koniecznie się wystrzegać w Wielkiej Brytanii, to zwinięta pięść z wyprostowanym palcem wskazującym i środkowym. Nie oznacza on tu „wiktorii”, a coś zupełnie innego, i jest wysoce obraźliwy. Nikt też nie zrozumie polskich znaków, takich jak uderzanie się w szyję kantem otwartej dłoni. Prowadząc negocjacje biznesowe lepiej unikać więc nadmiernej gestykulacji. Bezpieczne jest tylko podanie ręki na powitanie, pożegnanie i „przybicie” umowy.

Drobne błędy można wybaczyć

Jak reagować, gdy mimo starań popełnimy „faux pas”? Wówczas należy natychmiast przeprosić za zaistniałą sytuację i wytłumaczyć swój brak pełnej wiedzy o miejscowych zwyczajach. W większości przypadków spotka się to z życzliwością drugiej strony – nikt w końcu nie jest doskonały.

Ważne tylko, by tych potknięć nie było zbyt wiele, bo okazując lekceważenie dla miejscowej kultury, wystawimy cierpliwość i otwartość naszych nowych przyjaciół na poważną próbę. A trwające długo negocjacje biznesowe mogą jej, niestety, nie przetrwać.