20=80, czyli o zasadzie Pareto

Wśród postanowień noworocznych wiele dotyczy naszej codzienności, czyli pracy. Niektórzy swoją lubią, niektórzy nie, ale każda bez wyjątku może być wykonywana lepiej. Jak? Skup uwagę na kluczowych 20 proc. czynności, by zwiększyć efekt.

Czy “pracowity jak pszczółka” to naprawdę taki komplement? A może nie trzeba ciągle harować w pocie czoła, lecz po prostu pracować efektywnie? Fot. Working by maveric2003 (CC BY 2.0)

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad różnicą, jaka istnieje pomiędzy uczuciem zapracowania i zabiegania, a prawdziwą efektywnością? Jeżeli nigdy nie przeszło ci to przez myśl, ten artykuł może zmienić sposób, w jaki zarządzasz czasem na zawsze, oszczędzając tym samym wiele godzin pracy, a zyskując dla ciebie lepsze wyniki.

Jeśli podczas dnia pracy masz wrażenie, że jesteś bardzo zajęty i zapracowany oraz brakuje ci czasu na wiele czynności, to prawdopodobnie stan ten tłumaczysz naturą swojego stanowiska. Być może fakt bycia bardzo zajętym, a wręcz tym zmęczonym, napawa cię dumą, natomiast brak tego poczucia wiąże się z uczuciem winy, wręcz niewygody oraz chęcią załatania czasu dodatkowymi zajęciami, niekoniecznie efektywnymi.

Zasada Pareto mówi, że 20% wkładu włożonego w pracę produkuje 80% wyników. Bez względu na to, czy myśl ta wzbudza w Tobie ekscytację czy też podejrzenia, kluczem do sukcesu jest zidentyfikowanie właśnie tych 20% twoich wysiłków, by stać się bardziej produktywnym, zrelaksowanym i mniej zestresowanym. Co więcej, istotne jest wyzbyć się nawyków bądź czynności, które nie pomagają w osiąganiu najwyższych z możliwych wyników. Zatem do dzieła!

20 proc. z 80 proc.

Być może słyszałeś już o zasadzie Pareto, a może wprowadziłeś ją już nawet do swojego życia? A może tylko słyszałeś i na tym zakończyłeś nawiązywanie znajomości z tą arcyciekawą teorią?

W roku 1906 włoski ekonomista Vilfredo Pareto zauważył, że 80 proc. włoskich ziem należało do zaledwie 20 proc. społeczeństwa. Po pewnym czasie ustanowił uniwersalną zasadę, która może zostać zaadoptowana do każdej sytuacji, a wedle której mniejszość wkładów/efektów/ludzi, zwana częścią “ważną bądź istotną” przynosi większe efekty. W przypadku sprzedaży: 80 proc. wyników wypracowuje 20 proc. najlepszych handlowców, 80 proc. zysków pochodzi od 20 proc. klientów. Z życia osobistego: prawdopodobnie 20 proc. swojej odzieży wykorzystujesz w 80 proc. sytuacjach, a 80 proc. garderoby najczęściej wisi w szafie. I tak bez końca.

Podobnie sytuacja ma się w miejscu pracy oraz w przypadku twoich obowiązków. Z pewnością bez problemu zidentyfikować możesz kilka czynności, które są bardzo wartościowe i przynoszą najlepsze wyniki. Istnieje nieskończona ilość możliwości, w których możesz wykorzystać zasadę Pareto w miejscu pracy. Oczywiście na uwadze należy mieć fakt, że często specyfika stanowiska pracy nie pozwala na wykluczenie czynności zajmujących wiele czasu, a przynoszących mizerne efekty.

Kilka wskazówek, by zmaksymalizować efektywność pracy:

• Wykonywanie czynności, które stanowią twoje 20% (może to być pisanie raportu, stworzenie istotnej prezentacji bądź rozmowa konferencyjna, napisanie artykułu bądź reportażu) o takiej porze dnia, o której jesteś u szczytu energii.
• W czasie przerwy na lunch wyjście na siłownię, po której z zastrzykiem energii móc będziesz przystąpić do pracy z wysoką zawartością tlenu w organizmie. A może zamiast dojazdu samochodem do pracy spacer, który wprawi cię w pozytywny nastrój i doda energii na cały dzień.
• Zidentyfikowanie o jakiej porze dnia czujesz się najbardziej wyssany z energii: wtedy możesz poświęcić czas czynnościom mniej istotnym i mniej wartościowym. Może np. po południu, kiedy poziom energii opada? A może to ostatnia godzina pracy?
• Może słowa takie jak “dzień dobry”, “dziękuję”, “proszę”, “jak się masz”, pięknie dziś wyglądasz”, otaczanie innych szacunkiem, kosztujące niewiele fatygi (owe 20 proc.), spowodują, że twoja relacja z innymi ulegnie poprawie, przynosząc tym samym lepsze relacje w biurze?

Czas próby:

Jako “ekspert ds. swojego stanowiska pracy” z pewnością zidentyfikowałeś czynności stanowiące 20 proc. i przynoszące największe efekty w ciągu dnia, a także te, które są w owe korzyści uboższe (sprawdzanie co 7-8 minut poczty lub konta na Facebooku, ploteczki). Wykorzystując własne wskazówki oraz te zapożyczone od innych ekspertów z branży, zapraszam cię do następującego eksperymentu:

• Zaraz z rana, gdy rozpoczniesz swój dzień pracy, zapisz na liście TO DO, co jest twoim 20 proc. na dzisiejszy dzień. Jaka czynność przyniesie najlepsze rezultaty oraz korzyści. Kartkę przyklej na biurku bądź wyświetlaczu. Wykonaj tę czynność od razu zanim przejdziesz do innych czynności, takich jak sprawdzanie e-maili bądź rozmowy z kolegami. Następnie po zakończonym dniu pracy, z poczuciem realizacji celu zapisz w taki sam sposób, co stanowić będzie 20 proc. na dzień jutrzejszy. Kartkę przykleić możesz ponownie na biurku bądź ekranie. Niech pierwszą rzeczą jaką wykonasz dnia następnego, będzie wykonanie tej właśnie czynności. Z czasem dodawaj ich coraz więcej, bo dzięki zmianie sposobu myślenia na temat twoich obowiązków, stopniowo stawać się będziesz osobą bardziej efektywną i produktywną oraz świadomą.

• Posiadaj jasno wytyczone ramy czasowe na wykonywanie czynności. Jeżeli za cel wybierasz sobie ukończenie raportu, to jasno ustal czas i nie przekraczaj go, niech rama czasowa będzie motywatorem, gdyż długie zostawanie w pracy może wiązać się z wykonywaniem czynności mało efektywnych, mało produktywnych i bez celu. Może warto zaplanować inną czynność - po pracy - która stanowić będzie w pewnym sensie zobowiązanie się do wyjścia o określonej godzinie i niepozostawania bez sensu i bez potrzeby długie godziny. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy sporadycznie pozostawać możesz dłużej w pracy i absolutnie możesz być efektywny, czas ten może także wytłumaczony zostać zasadą Pareto, lecz długie godziny pracy nie mogą przejąć kontroli na twoim życiem prywatnym, zdrowotnym, czy rodzinnym.

• Zidentyfikuj co najmniej pięć czynności, na które przeznaczasz 80 proc. czasu w pracy, a produkują one zaledwie 20 proc. efektów. Spisz je już teraz oraz konsekwentnie wyeliminuj, bądź zminimalizuj, a zauważysz jak produktywnym człowiekiem będziesz się stawać.

Artykuł powstał w oparciu o materiały własne autorki, wykorzystywane podczas szkolenia “Goal Mapping”. Jednym z elementów programu Goal Mapping jest identyfikacja 20 proc. czynności, jakie dają największe i najbardziej satysfakcjonujące wyniki.